为了加强学院各类文档的管理，根据规范、效能、分类、节约的原则，特制定如下规定：

　　一、文档的管理的归属

　　1.办公室：负责院党委、院行政、人事财务及院领导交办的各种文档的制作、报送、存档。

　　2.教务科：负责学院各种教务文档的制作、报送、存档。

　　3.团委、学生科：负责学院各种学生管理工作、团委工作的文档制作、报送、存档。

　　4.系：负责系务工作（包括教研室、实验室）各种文档的制作、报送、存档。

　　二、文档的制作程序

　　1.根据工作需要，由归属部门指定人员起草，部门审阅修改后，报主管院领导审定签发。

　　2.经领导审定的终稿按文档制作的要求,文头,编号,报发范围,加盖印章。

　　3.文档的报送，由文档归属部门完成。

　　三、文档的保存

　　1.文档的保存，由文档归属部门进行存档，必要的重要文档也可送院办负责保存。

　　2.各部门凡上报学校或其他上级单位的文档，应保存文档副本备查。